团队项目管理的终极指南

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想象一下,你想准备一个美味的早午餐。您正在计划自制乳蛋饼,培根,薄煎饼,灾害和含羞草。作品!

这是一场盛宴,也是一项重大任务,但你得即兴发挥。这就是创造力,对吧?

当你意识到事情进展不顺利的时候,你才刚刚系好围裙。你疯狂地在橱柜中寻找你所需要的所有配料。你在做乳蛋饼皮的时候忘了预热烤箱。你开始做培根的时间太早了,现在培根要比其他菜提前一个小时才做好。

听起来有压力吗?当然是。这也是为什么有效的项目管理如此重要的证据。

什么是项目管理?

项目管理是规划,执行和监控项目的过程,以便它成功完成。

基本上,而不是通过裤子的座位飞行,您正在采取有组织的方法,以确保您的项目符合其目标和要求,并按时交付预算之内。

项目管理通常由专门的项目经理监督,他们拥有技能,经验和专业知识,以便跟踪事物。

但是,这并不总是一个选择 - 特别是对于较小的团队或更小的项目。在这种情况下,不同的项目团队成员需要加强成为点人。

有一个人负责将项目移动前进并保持在进展的标签,这是有帮助的,这避免了越过电线和混乱。

项目管理事项 - 这就是原因

我们对灾难性早午餐的开放轶事可能足以说明重要的重要性项目管理(以及让你的手掌汗水)。但是,让我们通过涵盖项目管理的一些主要好处来推动这一点。

1.项目管理促进对齐

您可能会认为您的项目或甚至您的整个组织的目标都很清晰,但您可能会惊讶于实际情况。MIT Sloan管理学院的研究发现三分之一的领导人他们的任务是执行公司的战略,但却不能列出公司的战略重点之一。

哎呀。没有快速修复,但项目管理是朝着正确方向的一步。在项目的开始时,整个项目团队不仅应讨论和理解特定项目的目标,而是如何支持更广泛的项目业务目标

2.项目管理改善协作

当人们不知道他们有什么责任或者当他们需要完成个人任务时,项目会停止停止。项目管理涉及散发详细的项目计划 - 包括澄清项目范围,角色,行动项目和时间表。

这使项目团队能够更有效地合作,而不是如果他们刚刚在没有这种需要的清晰度的情况下卷起他们的袖子和鸽子。

3.项目管理帮助您避免风险和陷阱

你听过关于最佳计划的说法,对吗?他们倾向于逃离铁轨。即使您的团队有一个深思熟虑和详细的项目计划,偶尔的扳手仍然被扔进了。也许你无法让你的手在你需要的资源上或者你遇到延迟获得必要的批准。

项目计划和管理过程包括预测这些类型的风险和识别备份计划。这可以帮助您在这些障碍突然出现时绕过它们,而不会破坏整个项目。

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项目管理减少压力压力

在一个超过2,000名美国员工的调查中,结束了60%的受访者承认他们每周感到强调三个或更多工作日。那些疲惫感情的原因之一?在他们的待办事项列表上工作太多了。

当您没有准确的句柄时谁在做什么,很容易传播团队成员太瘦。有效的项目管理可以更轻松地管理人们的能力,并确保他们在他们参与的所有不同项目中有合理的工作负载。

5.项目管理带来更多成功的项目

以下是最大的好处:项目管理意味着更多的获胜项目。

当您仔细拥有岩石实心计划和监控进展时,您更有可能提供满足目标的项目,满足要求,并用您的预算和时间表坚持。

此外,项目管理过程给项目团队更多的机会进行评估,并在必要时进行正确的规划。当他们注意到事情没有按照计划进行时,他们可以在投入更多的时间和精力之前做出调整。

项目管理的5个阶段

好吧,你明白了。项目管理很重要。但是,它实际上是如何工作的呢?

项目管理研究所(PMI)了解了关于该主题的一两个问题,并建立了项目管理机构(PMBOK)这是一套项目管理的指导方针。项目管理知识体系将项目管理分为五个不同的阶段:

  • 初始化
  • 规划
  • 执行
  • 监控
  • 关闭

当您和您的团队处理一个项目时,您将按顺序完成每个阶段。让我们更详细地研究它们中的每一个。

1.初始化

认为您的项目已开始使用良好的OL'策划会议?不完全的。在将牙齿下沉到项目的细节之前,您首先需要与您的团队确认,如果值得追求。

这就是在“启动”阶段发生的事情。您将在高级别定义项目,并确定业务案例,福利和可交付成果。如果您确定为您的团队的一个值得的项目,那么您将获得批准(如有必要)并进入下一阶段。

例子您和您的团队希望录制演示视频,该视频展示了产品的核心功能。您认为它将保存您的客户支持团队很多时间,以及帮助您转换更多客户。

2.规划

现在是计划魔法发生的时候。有效的规划可以帮助您和您的团队避免很多项目失败的主要原因,包括穷人沟通,不准确的时间估计,目标不足。

规划过程的第一步是为项目设定目标。使用年代Mart Goal Framework.要确定一个以下目标:

  • S.具体
  • measurable
  • 一种可削弱
  • R.
  • T.IME绑定

例子目标:创建一个关于我们产品核心功能的演示视频,以减少12%的客户支持票,增加15%的客户注册。该视频将于2021年3月15日发布。

一旦你把目光放在了奖励上,你就准备好处理项目的细节了,包括范围、预算、风险、团队成员、里程碑等等

这可以感到令人生畏,但如果你创造了一个叫做的东西,这很容易工作崩溃结构(WBS).这将整个项目分割为以图形格式显示的单个任务。

例如,你的视频项目可以分解为以下单独的任务:

  • 编写视频脚本
  • 记录产品演练
  • 编辑视频和添加品牌
  • 在我们的销售页面上发布视频

有了这些信息,你就能更好地确定需要参与的团队成员以及完成工作的实际时间表。

示例任务:

任务:编写视频脚本

任务所有者:嘉里

最后期限:2021年1月29日


任务:记录产品演练

任务所有者:伊万

最后期限:2021年2月12日


任务:编辑视频和添加品牌

任务所有者:彼得

最后期限:2021年2月22日


任务:在销售页面上发布视频

任务所有者:玛格丽特

最后期限:2021年3月5日

3.执行

该阶段是最直接的理解,但也是所有肘部润滑脂正在投资的地方。执行阶段是当您和您的团队通过项目任务和完成工作时的曲柄。

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4.监控

监视阶段与执行同时发生。你不会想要太专注于任务而忘记缩小范围并确保项目按计划进行吧。

在整个执行阶段,您需要退后一步,重新审视您的项目计划,并确保您的项目符合截止日期,并符合预算,并满足更大的目标。

如果不?嗯,你的团队知道要改变一些改变,以便回到轨道上。

例子:您检查您的里程碑并意识到视频的录制已故。您可以使用任务所有者(IVAN)登录,了解他的任务何时会包裹并推出截止日期视频编辑几天以适应延迟。

5.关闭

您的团队执行了它 - 该视频已启动,项目完成。怎么办?你搬到了下一件事吗?

还没有。如何将项目重要事项,这就是关闭阶段的全部内容。这是你将缠绕的结束并正式关闭您的项目。这可以包括:

  • 举办一个回顾一下聊聊与项目进展顺利,如果你再次这样做,你会改进什么
  • 准备最终项目报告
  • 归档并存储您的项目文档,以便将来可以引用它

Project Talloffs似乎得到了所有的爱和关注,但跳过这种关键的阶段是很多像在终点线上获得一只脚趾的马拉松和停下来的很多。您的项目应该通过丝带一路一路辉煌的冲刺。

3个有效的项目管理技巧

现在你知道了项目从构思到启动的步骤,但是项目管理比这五个阶段涉及的更多。以下是一些你的团队应该牢记的最佳实践。

1.熟悉关键条款

项目管理很复杂,有时它似乎有自己的语言。您将看到许多不同的术语等依赖关系和关键路径 - 这可能会使您的眼睛滚回到头部。

没有恐惧。考虑到您的初学者词汇表的一些最常见的项目管理条款。

  • 关键路径:依赖项目活动的最长路径。如果在关键路径上发生延迟,则会运行落后计划的整个项目的风险。
  • 依赖性:捆绑在一起的项目的元素 - 意思是一个不能没有另一个。有任务依赖性和资源依赖性。
  • 开始:项目团队讨论项目目标、需求等的第一次会议。
  • 生命周期:项目从头到尾移动的阶段。上面讨论的五个阶段构成了项目生命周期。
  • 里程碑:项目中特定的进度截止日期。
  • 资源:你的团队需要什么来完成这个项目。资源可以包括人员、预算、材料、设备或软件、空间等。
  • 范围:项目中包含的具体细节。您可能会听到被称为“范围内”或“范围外”的东西。
  • 利益攸关方:任何人都有兴趣或将受到该项目的影响的人。

2.跟踪依赖项

如果您不考虑依赖关系,那么您的项目计划就不准确。如上所述,项目中可能同时存在任务和资源依赖关系。

例如,你的产品视频在被录制之前是无法编辑的。这就是任务依赖性。或者你需要的录像软件正在被其他团队使用,直到二月份才为你提供。这是一种资源依赖性。

重要的是,您的团队在项目规划过程中识别和占这些依赖项。这将有助于设置一个更现实的时间表,并避免那些疯狂的争吵,如果依赖关系设置你。

3.集中交流

如果您的项目通信分散在工具,无休止的电子邮件线程,即时消息和随机会议备注之间,所有项目管理行话和仔细规划都不会有很大帮助。

当你使用专门的项目管理时,项目管理会简单很多工具或者项目管理软件。Trello很擅长这个,甚至还有项目管理模板那是为你准备的。

这为您的整个项目团队提供了一个单一的真理来源,并保持进步,文件,资源和对话集中 - 所以团队中的每个人都可以立即获取所需的信息和背景。

项目管理=更少压力和更少混乱

记住从头开始的早午餐情景?想象一下,如果您申请了一些项目管理原则,准备将压力减少多少压力。

您将确认您有正确的成分,通过您的食谱读取,并在需要启动每道菜时创建一个简单的时间表。

这听起来比在衣架上的厨房周围的旋转好一点,不是吗?要简单地说,项目管理让您保持轨道,以便您的团队可以将更多的能量和注意力集中在最重要的事情上:生产顶级诺克午餐(UHH ... oops,项目)。

好坏,我们很乐意听到你的想法。在推特上找到我们(@trello)!

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