如何在事后分析会议中使用Trello和Confluence

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一个项目的结束通常感觉就像一个时代的结束。从早期的项目规划阶段到最后的团队会议——这是一个充满高潮和低谷的旅程,并在此过程中吸取了经验教训。完成一个漫长的项目会带来如释重负和成就感。但在你打开五彩纸屑之前,在你称这个项目“完成”之前,还有更多的工作要做。

别翻白眼,听我说完!

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许多团队错误地将项目的最后一步当成启动日期或所有子任务完成的时间。然而,许多球队忘记了真正的项目的最后一步是组成一个团队,反思项目的成功和失败,并将这些发现记录下来,以便下次改进。

项目时间表中的最后一件事有一个花哨的术语:死后的会议(也称为汇报、反思或回顾)——包括在你的项目计划很值得你的团队去做

什么是事后分析会议?

那么这次神秘的会面到底需要什么呢?事后分析会议的概念很简单:它是在项目结束时召开的,它的目标是将项目作为一个整体来看待,并确定哪些是按计划进行的,哪些是可以改进的。

在会议结束时,您的团队应该已经确定了最佳实践和改进的机会。

为什么我的团队要召开事后分析会议?

而事后的团队会议确实会增加另一个会议日历-这是一个你不应该推迟或完全拒绝的问题。验尸会议是合法的项目的生命周期,而跳过这些内容可能意味着你将错失一些大的回报,而这通常是你的团队所投入的很小的时间。

根据待办事项列表,一个有效的事后分析会议可以帮助你的团队:

  • 提高效率:回顾过程和计划项目结束后的工作将有助于确定需要改进的地方,并在下次处理任务时找到更好的方法。
  • 改善沟通通过提供一个指定的时间来互相交谈和倾听,事后会议帮助团队更紧密地团结在一起,并提高每个人对其他人在做什么的意识。
  • 从错误中学习:审查项目困境和胜利会帮你找出什么是错的,什么是对的。
  • 关闭:召开会议是正式结束项目的一种合作方式,给每个人最后的机会发表最终意见,并庆祝项目的完成!
  • 共享和文档信息:与团队或组织的其他成员分享会议结果,可以帮助其他人理解项目的价值及其成功(或失败)的主要情绪。然后,在团队共享的知识空间中记录分析和笔记。

使用Confluence和Trello管理事后分析会议

对于工作团队来说,良好的组织是成功的关键。所以,当要举办一个富有成效的事后总结会议时,你应该像其他重要会议一样:准备、集中注意力、跟进文档。

这就提出了一个问题,您的团队应该使用什么工具来运行一个事后分析会议并记录它的发现?世界各地的团队已经破解了这个密码,解决方案包括两个工具,它们配合得非常好,你可能会称之为天作之合。谁说浪漫已经死了?

Trello长期以来一直被团队用于组织各种会议,包括事后分析。而融合,是Atlassian的另一款产品,它在储存合作成果和知识和资源方面非常棒。使用这两个工具,您可以轻松地收集和组织从事后分析会议中获得的信息,然后将其永久存储起来供以后参考。

有趣的是,“汇流”这个词是由两条河的汇合处定义的,我们将要探索特洛和融合可以组合成一个工作流程,以实现流畅的项目后期分析过程。

1.在Trello准备你的尸检会议

为了帮助你的团队找到合适的空间来分析项目,最好让他们能够从数字空间开始头脑风暴开会前几天。

为了做到这一点,建立一个Trello板与以下列表:

  • 谈话要点:问题的头脑风暴
  • 项目业绩:在这里添加成功指标和分析
  • 顺利:积极的反馈
  • 不顺利:对于项目的某些方面,团队希望在未来做出改变
  • 经验教训:从对话中得到的主要结论

在谈话要点列表中,你应该添加一些卡片,以帮助团队进行头脑风暴。

包括这样的问题:

这个项目成功了吗?为什么或为什么不?

项目的哪些方面进展顺利?

项目的哪些方面令人沮丧?

⌚项目时间表是否按照计划进行?

下次我们有什么不同的做法?

我们应该继续做什么?

指示项目负责人在“项目绩效”列表下添加成功指标。这些度量标准将根据项目的类型而不同,但应该提供一些关于您的团队是否达到了最初的项目目标的具体数据。这些将有助于在会议中提及。

在会议开始前,让你的团队将他们的反馈添加到“进展顺利”和“进展不顺利”的列表中,每个反馈都是一张单独的卡片。随着对话的进行,这些列表可以添加到会议中。

Trello项目事后分析GIF

使用卡封面添加视觉提示到你的板。要做到这一点,只需打开一张卡片,选择“封面”,选择一种颜色,从Unsplash中选择一张照片,或者上传你自己的照片,然后决定是要把它应用到整张卡片上还是只应用到一半。

事后会议截图

与其让团队成员添加带有相同情感或反馈的多张卡片,还不如启用投票升高如果有一张卡片上有多个团队成员都同意的反馈,让他们投票支持它。这一特性使我们能够轻松地一目了然地判断团队大多数成员同意或不同意哪些反馈。

投票时,只需将鼠标悬停在一张卡片上,然后按键盘上的“V”键,就会出现一个竖起的大拇指。投票给一张卡片的人数会显示在卡片的正面。

截图2020-11-12下午3点25分

2.在Trello中主持和组织项目的事后分析会议

因为现在很多团队都是远程的,所以让团队中的每个人都参加会议是很有帮助的通过视频如果你不是亲自来的露出面部表情有助于减少尴尬,让每个人都参与进来。

会议有两个关键角色:主持人和记笔记的人。主持人通常是项目经理或其他相关经理,关注时间、谈话要点,并以富有成效的方式指导谈话。做笔记的人应该是一个非常有条理的人——打字快也无妨!

作为会议的开始,每个人都应该对整个项目的进展情况给出一个高层次的概述。这将建立一个关于项目如何进行的共识(或者可能是不同的观点!),并将立即突出一些讨论要点。

下一步应该是检查“项目绩效”列表下列出的分析,确保每个人都理解这些参数。然后,是时候进入“进展顺利”和“进展不顺利”列表了。

这是会议中应该占用最多时间的部分,所以要鼓励所有团队成员参与。提醒他们,他们的意见和反馈永远不会对他们在公司的地位产生负面影响心理安全会让对话保持诚实和流畅。

这种对话应该帮助你的团队决定他们将继续推进项目的哪些方面,哪些方面应该完全抛弃。一旦确定了这些内容,就把它们添加到“学到的教训”列表中,并回顾对话中的主要收获。

无论结果如何,一定要庆祝另一个项目的结束,以及一起改进过程的机会。

3.在汇流中记录项目外卖

接下来,是时候将所有这些精彩的见解存储在一个地方,以便您的团队和其他部门在进行下一个项目之前查看、反思和参考。此外,如果你专门为一个即将结束的项目创建了Trello面板,你可能想要将该面板存档,同时保留你在此过程中所学到的内容——这就是Confluence的作用。

要存储信息并保持其组织性,请在项目页面的Confluence中创建一个新的子页面,并将其命名为“事后分析会议”之类的名称。你也可以使用会议记录模板.从这里,您可以开始将您的事后分析会议的主要结论导入到一个更永久的地方。

融合截图

如果你想直接将Trello板或Trello卡片链接到你为事后分析会议创建的页面中,只需复制URL并粘贴到Confluence空间,Trello预览就会显示出来。

就像在Trello中一样,你可以标记你的团队成员,添加标签,附加文件,并根据自己的喜好组织空间。

汇合后的验尸截图

汇流截图事后分析

新的融合?的融合云升高对于Trello来说,这个过程非常简单。这一功能有助于提供Trello卡片工作背后的细节,以及在项目完成后重新访问所发生的事情的持久性。

Confluence页面支持实时评论,你可以很容易地检查你的Trello卡的背面,看看你的Confluence页面是多么活跃。你也可以从你的Trello卡创建Confluence页面,这样你的项目总是有所有需要的信息,容易从你的Trello板。

为一个更高效的项目事后分析的强大工具

下次你的团队完成不可能完成的项目时,一定要召开项目事后分析会议,从你的努力中得到最大的收获,并为将来改进它们。当你与Trello和Confluence一起标记这个过程时,你不仅能够轻松地进行会议,而且还能够获得你正在寻找的见解,并将它们公开存储以供将来使用。Badda-bing-badda-boom。

所以,废话少说,作为验尸专家,你现在就可以打开瓶塞了正式把你的项目标记为完成。


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下一个:是时候为你的屏幕时间设定更好的界限了

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