如何运行大规模的虚拟会议,这不是浪费时间

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有多个办公地点跨越时区,国家和大陆,新利国际娱乐公司对大规模虚拟会议并不陌生。

这些会议 - 通常是城镇大厅或全动 - 是他们工作场所文化的核心部分,以及执行领导的关键沟通方式。他们是领导人沟通战略和愿景的机会,进入地平线上的问题,并公开庆祝公司和团队获胜。

问题在于,成功的虚拟会议,尤其是大型会议,很难成功召开。技术问题和员工订婚当转移到一个更大的阶段时,担忧会带来现实世界的挑战。

但是如何处理这些会议(以及一般大规模通信)问题。它塑造了员工对公司能力的看法。事实上,相信他们公司的员工沟通差不多5倍可能认为他们的公司缺乏协作和生产力。新利18黑了15w

大规模的虚拟会议不一定是一种挑战。有意识地选择技术通过决定会议结构,领导层可以将会议转化为持续的双向对话,以确保员工得到正确的信息和参与。

了解您的目标(以及您的挑战)

领导者可以通过清楚地了解他们想要实现和确定可能妨碍的挑战,使他们的城镇大厅和全押会议成功。

以下是你的领导(和你的公司)在考虑这些大型虚拟会议时可以问自己的一些问题,以及为什么这些问题很重要:

  • 会议的目的是什么?目标应该影响领导使用的沟通方法。广播或之前录制的信息在目的只是简单地传达重要信息时效果最好。如果目标是实时参与和反馈,那么领导者就会想要走实时路线。
  • 双方将讨论哪些议题?知道提前的内容有助于缩小观众。广泛的公司更新与公司的公司有关,但与销售策略有关的主题可能只是销售部门的兴趣。
  • 最大的挑战是什么?提前承认挑战可以让领导者主动找到解决方案。会议经常超时吗?员工是否觉得自己有权利实时发言,或者现场提问的压力太大了?当更多的参与者登录时,直播的质量会变差吗?每一个挑战都有一个易于实现的解决方案。

一旦您的领导层更好地了解他们的目标和挑战,他们就可以使用该知识来准备并举办成功的虚拟会议。

为大型虚拟会议做准备

成功的会议看起来很容易,但需要做很多工作。协调日程、创建议程和幻灯片、预订房间和测试技术——所有这些幕后工作都是完美执行所必需的。即使会议变成虚拟的,有大量观众参加,这一点也不会改变。

设定一个节奏

一旦领导者知道他们想要在会议上完成什么,他们就可以计算出他们需要主持会议的频率。

虽然关于多久开一次会并没有黄金法则,但研究发现一些公司会举办大型的虚拟会议每年,而其他高管举办全手和市政厅每周.年度会议对于战略调整,愿景塑造,或反思上一年的成就是很好的,而季度会议,每月会议,甚至是双周会议让员工了解直接影响他们工作的事件和决定。

大流行。在此期间,许多领导认为每周与全体员工确认情况、回答紧迫的问题并发布重要的更新信息是很重要的。经常召开这些会议有助于领导者对突发新闻或政府命令保持反应,也有助于员工处理重要信息与其他与众不同的关注点旁边。

正确使用技术和设置

技术是一把双刃剑,但一旦领导地位承认潜在的挑战,他们就可以与他们的队伍合作以领先于他们。

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首先,领导者应该确保他们的公司有合适的基础设施来支持大型虚拟会议的需求。由于大量员工从远程位置连接到一个电话,IT团队需要确保他们首选的视频平台能够支持所有这些参与者,而不影响音频和视频质量。

其次,领导层应该娱乐一个提供这种服务的视频平台交付的灵活性.领导人可能依赖虚拟会议对于定期通信,但可以选择发送广播或主机网络研讨会可以帮助领导者荣誉员工需求。按需视频是一个很棒的例子。对于员工在远程工作和杂耍家庭成员家庭成员的需求,当它适合他们的时间表时,可以灵活地观看领导更新。

最后,领导者可以通过混合型设置获得创意。对于办公室的员工,领导者可以在特定的会议区域内聚集团队,并将饲料汇入这些房间。如果公司没有足够大的区域来收集所有员工,这也是一个很好的选择,它还使团队有机会解压缩并讨论会议涵盖的信息。

明确内容和传递方式

领导者可以通过避免信息过载或超时运行来最大化大型虚拟会议的效率,这是会议面临的两个常见挑战。

一个会议中的信息太多可以压倒员工。想想那些全洽谈会议,每个主要的部门销售,产品,金融,人力资源 - 在部门以外的大多数人都不明白地提供漫长的更新。相反,部门领导应该选择公司应该知道的两种或三个亮点:我们上个季度达到了销售目标!我们这个月将迎来12名新员工!我们正按计划交付下一个主要产品版本!

会议过长通常被视为糟糕的计划可以中断员工的流动,并可能导致错过的截止日期。为了追踪事情,领导力应该考虑任命一名主持人确保演讲者在规定的时间内发言。这些审核员还可以帮助促进提问和减少停机时间。

制定参与策略

现场虚拟会议是领导们的绝佳机会参与员工.领导者可以利用工具与员工进行实时投票、聊天和问答,并发现哪些选项最适合他们的公司。

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  • 实时投票。领导者可以设立民意调查,即员工可以通过应用程序或文本响应,并获得现场读取员工如何感受某个主题。我们应该提供更多虚拟团队建设活动吗?查看是的没有
  • 聊天.大多数视频平台都提供聊天功能,但领导者应该指定专人监督。办公室员工在有问题时可以举手,而远程员工可能会觉得,如果在聊天中没有人看到或提出他们的问题,他们就会被忽视。
  • Q&AS。生活问答,员工的一个很好的机会,要求领导问题并获得直接答案。虽然有些员工感到舒适地拾起麦克风,但其他人可能会觉得公开发言不适。领导者应考虑在通往会议的日子里开设匿名问题,以便所有员工有机会提问。
  • 分组会议。突发会议是在大型变更或公司通信中阅读的好方法。团队可以与他们的团队领导分享思想,他们又指导了那些洞察力。

让对话继续下去

领导者可能犯的最大错误之一就是假设一个小时的现场全体会议确定了沟通目标。相反,领导层需要做好应对的准备继续谈话并重申重要信息。

“在视频活动结束后,领导人应该继续通过聊天、众包和社交渠道参与进来,听听人们关心什么。”亚当预设说他是Gartner的高级总监分析师。

公司应该在会议结束后提供会议资源,比如演示文稿和视频记录的链接。这样,想要重新访问会议内容或因为工作电话、时区冲突或外部承诺而错过会议的员工可以轻松访问资源。

Trello企新利18体育官网新利国际娱乐业让领导们更容易保持对话的活力。领导可以创建一个专用的板,在那里他们可以附加议程,幻灯片和视频记录,这样员工总是知道在哪里可以找到他们。每个部门都可以拥有一份清单,并制作卡片来说明会议中涉及的每个重要话题。员工可以点击这些卡片开始对话,或者向部门领导询问后续问题。领导者甚至可以创建卡片来执行下一步,并将任务或子任务分配给其他领导者或感兴趣的员工。

不要假设成功措施

带着目标、意图和正确工具进行会议的公司有机会衡量会议的成功程度。诸如出席人数、会议后视频浏览量、参与投票、问答或调查等指标可以让领导者了解他们的信息是如何被接受的。通过了解什么对员工有效,什么对员工无效,领导者可以改善未来的虚拟会议,并在交流中发挥创造性。


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