如何用Trello成为项目管理大师

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3 .用于项目管理的升级道具

作为一个项目经理,你要身兼数职,同时要处理很多问题。你可以把自己当成现代小丑。但有时你的责任的深度和重量并不是什么值得笑的东西。从a到Z构建一个项目需要你:

  • 管理大量的信息
  • 跟踪任务状态
  • 在每个阶段拉在正确的利益相关者中,因此瓶颈不会抑制进展

基本上,你必须确保项目以最小的停顿向前推进,同时保持脸上的微笑。

所以,如果你想拔头发,你可以忍住(希望能避免令人讨厌的头痛)。通过强大的项目管理过程和一些强大的升级道具的帮助,你将能够呈现出一场不会被忽视的表演。

项目管理的四个阶段

在我们深入进入可以使用的过程和工具成为PM Powerhouse之前,让我们把它拿回基础知识。无论您是如何开发新产品,重新设计您的公司网站,或为您的团队规划年度异地,您的项目都将通过它四个阶段:计划、建立、实施和收尾。下面是每个阶段所涉及的工作的快速概述。

1.计划

规划阶段正是您认为的 - 您将映射到项目的步骤。在此阶段,您的关键活动将包括进行研究,以确定项目的目标和要求,确定利益相关者,定义项目目标,确定范围和资源以及映射主要任务。这是最重要的阶段之一,因为您需要将该项目的许多期望和要求组合成一个连贯的计划。

2.建立

现在您已经有了蓝图,是时候开始构建项目了。在开始之前,您需要组织您的团队,并在时间表、预算、资源、期望和需求上给他们明确的方向。顺利启动任何项目的一个好方法是召开启动会议,以便解释项目计划、审查过程,并回答来自团队的任何问题。

3.实现

实现阶段是奇迹发生的阶段。这是行动阶段——工作真正完成的时候。这是您的项目计划全速运转的时候。作为项目经理,您必须监控任务、时间表和预算,报告进度,并与项目的所有涉众保持开放的沟通。

4.收尾

哈!你可以把手擦干净,今天就到此为止。但别这么快。即使收尾阶段标志着项目的结束,你仍然有一些工作要做。收尾阶段是评估项目绩效、讨论团队超出的领域以及未来可以改进的领域的时候。

最成功的项目涉及沿着路线图的各种点的各种决策。特罗尔为您和您的团队提供了清楚地查看项目的地位,进度和成功。和电源为董事会带来了新的视角,以做出正确的决定。不仅如此,它们可以帮助您跨董事会工作,从而促进交叉团队合作。

让我们将这个分阶段的项目管理方法应用到健壮的Trello工作流中:

将鸭子连续放入:规划阶段

你如何从一个空白的板到一个强大的工作流?一切都从一个计划开始。在项目规划阶段,您将进行研究,设定目标和需求,并确定您的资源和主要任务范围。

Trello将帮助您和您的团队轻松地跟踪项目计划、任务和进展。当然,您可以使用经典的“待办事项”、“正在做”和“已完成”工作流,但它并不能为您提供一个健壮的流程或灵活性来将所有事情排列在一起。

Trello板从一般信息列表中包含了关于发布日期、项目概述、如何使用董事会的规则、团队成员职责、指标和kpi以及公司路线图等重要信息。下一个列表是市场研究,然后是收件箱.Inbox是为项目经理提供的,可以方便地输入请求、问题和反馈。

后续列表是项目管理工作流程的骨干:Backlog、正在进行中、被阻止/暂停、准备启动和直播.任务放在卡上,分配给该任务的团队成员被添加到卡中。随着完成任务的进度,该卡通过工作流程。

项目管理委员会

复制这个板

G安排好优先顺序

根据项目,您可能会在董事会上有很多牌。有时,团队成员可以很难破译哪个任务是首要任务。幸运的是,你的团队不必再做任何猜测airfocus升高

空中聚焦增强授权你优先考虑你的Trello卡和建立更有效的路线图。你将能够在Trello板上看到你的优先级分数(你给任务的分数用于排列其优先级)和路线图可视化,从而让你的团队保持一致并集中精力。

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使用空中聚焦增强功能,你可以在Trello卡罩上显示空中聚焦优先分数,这样你的团队就可以一眼就决定什么是最重要的。您还可以快速访问项目表、优先级图、看板和甘特路线图,因此不需要经常在工具之间切换。这将帮助你和你的团队在下一次站立会议上节省时间,当你决定下一步该做什么时。

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规划专业技巧
  • 要在董事会中创建右列表询问:“我们过程的不同步骤是什么?我们想要解决什么问题?”然后根据你的答案列出清单。
  • 使用卡创建一般信息列表,向不了解项目详细信息的人提供上下文并刚刚添加到董事会中。
  • 完成任务后,将卡片安排到基于谁完成的列表中。这样,您可以轻松地指代这些卡片并在准备未来任务或项目时获取有关工作负载的相关信息。

如果你建好了,他们就会来:建设阶段

现在您已经制定了计划并创建了Trello工作流,是时候邀请您的团队参加聚会了。在此阶段,您将组建您的团队,将正确的任务分配给相应的涉众,并为项目创建一个时间表。现在是与团队一起回顾Trello工作流程和董事会的规则、流程和期望的好时机,这样每个人就如何协调地完成工作达成一致。你可以通过增加董事会成员、给团队成员分配卡片和设定截止日期来开始这方面的工作。

如何在有多个截止日期的情况下看待大局

当一个项目有多个截止日期和时间表时,你可能会感到困惑。您可以很容易地结合时间表和查看您的卡从板(和其他板!)在一个图表与Bigbicture Pocol-Up.BigPicture以任务的形式显示Trello卡片,可以很容易地在甘特图和WBS(工作分解结构)面板上进行分配。

甘特图

这个powerup动态地为您的项目提供了一个新的视角,通过显示所选数据的方式,您希望看到它。如果你的团队使用瀑布模型,他们可以选择查看工作分解结构模块中的所有计划步骤及其相关的截止日期。如果你喜欢一个甘特表能够突出依赖项,这只是一个点击。使用BigPicture,您和您的团队可以一眼评估您的项目时间表。

建设专业技巧

  • 当给团队成员分配卡片时,要清楚地定义这意味着什么。该人是身份证的拥有人、遗嘱执行人还是身份证的参考资料?
    在分配卡片之前确定角色和职责将有助于防止瓶颈。

时间发货:实施阶段

这可能是任何项目中你最喜欢的部分——当工作完成时。有了适当的计划和分配的任务,项目就开始了,并通过您美丽的工作流程进行。

尽管这是令人兴奋的时刻,他们也可能会有压力。作为项目经理,密切关注项目进展并监控、控制和报告该进展是很重要的。有了Trello,你可以在董事会上通过评论和直接在团队成员的卡片上向他们提供更新来保持沟通。

在此阶段,团队成员可以轻松地使用特罗罗的拖放功能来显示其任务和整体项目的进度。但那些似乎留在“正在进行”列表中的任务呢?如何确保瓶颈不会阻止您的项目进度?答案是列表上电的时间

倒计时开始了

列表升级时间

列表中电动机的时间自动跟踪卡在当前列表中的卡多长时间。它可以让您了解哪些任务或团队成员正在变得阻止性能。此电源显示每张卡片前面的时间,因此快速亮款您可以采取速度速度,跟踪针对SLA的性能,并了解哪些任务需要移动,以便保持对您的时间表进行追踪。

列表升级中的时间卡片

列表中的时间升级非常适合回顾会议如果您想了解您在最新项目期间可以更有效地工作的。

实现专业技巧

  • 将标签添加到卡中,以便在查找特定信息时过滤您的卡。例如,将“高优先级”标签添加到您的卡中,然后通过此标签进行过滤,以便仅查看高优先级的任务。

关闭时间:关闭阶段⏰

恭喜你!您发布了您的项目,您的团队可以为按时并按预算完成工作而感到高兴。但在你们为成功干杯之前,你们还有一些工作要做。收尾阶段对于记录项目的成功和不足以及帮助未来的计划是至关重要的。

你可以简单地将项目板上的所有卡片拖到“活动”或“完成”列表中,但这并不是一个完美的收尾过程。你会想要确保将来可以轻松地引用所有项目片段,并在需要时回顾项目的成功和失败。

你可以使用两个Power-Ups来组织你下次的项目计划和报告:

自动化和规划未来

而不是将每张卡拖到完成,而是可以使用董事会的清理巴特勒升高.使用此电源,您可以创建规则,计划命令,并创建自定义按钮,以便在格拉洛板和卡上自动执行操作。例如:当QA的joyce为卡添加绿色标签时,您可以在Butler中设置规则,以便在添加标签后立即将此卡移动到完成。

巴特勒升高功能

项目完成后,获取项目的成功和性能是很重要的。控件可以轻松创建最终的幻灯片演示文稿幻灯片升高.它允许你把你的Trello板变成一个谷歌幻灯片演示与点击。

谷歌在栅格中滑动电源

收尾专业技巧

  • 在板上的信息列表中,添加一张卡片来描述项目的成功情况。您将能够在项目回顾时引用它,并将期望与现实进行比较。

有组织的流程:项目经理最好的朋友

项目经理是将团队凝聚在一起的粘合剂。从计划、沟通和报告来看,你必须有条理,注重细节,这样才能确保团队朝着正确的方向前进。

在任何给定的时刻,您都要平衡大量的任务、会议和期望,但是通过这个有组织的过程和高级的项目管理工作流,您可以确保通过每个战略、冲刺和交付取得成功。


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下一个:所以你刚加入了Trello。现在该做什么?

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